Testez la solidité de vos process en 10 minutes

Édito

On change la formule !

À partir de cette édition, chaque envoi contiendra un conseil clair et actionnable pour améliorer la performance opérationnelle de votre entreprise.

On augmente aussi la cadence : un email tous les 15 jours pour commencer, avec l'ambition de passer en hebdomadaire rapidement.

Je ne m'interdis pas de digresser de temps à autre (human after all), et vous pouvez répondre directement à ces emails si vous voulez en discuter.

À faire cette semaine

Choisissez un processus-clé de votre entreprise. De préférence, prenez un truc "pas confortable", où ça frotte un peu : l'achat d'un nouveau logiciel par un membre de l'équipe, ou la préparation d'un livrable un peu complexe.

Réunissez les trois personnes impliquées (promettez-leur une "immunité diplomatique" le temps de l'exercice), mettez-les devant un tableau blanc, et demandez-leur de dessiner le circuit exact, en détail :

• Quelles étapes doit-on suivre ?
• De quoi a-t-on besoin pour démarrer chaque étape ?
• Que produit chaque étape, comment, et sous quel format ?
• Qui valide le résultat, à quel moment, et selon quels critères ?

Ça ne rate jamais : ils vont négocier.

Personne ne suit les étapes dans le même ordre, personne ne va chercher les chiffres au même endroit, et on finit toujours avec un débat sur "qui fait quoi". Dans le vrai monde, plusieurs "versions officielles" cohabitent.

Vous venez de prouver qu'acheter un nouveau logiciel ne suffira pas à assainir la situation.

Comment on corrige ?

• Cartographier l'existant, sans parti pris. Toutes les versions du processus sont légitimes parce qu'elles ont toutes une raison d'être : il faut les comprendre avant de trancher.
• Arbitrer pour aboutir à une version unique. Idéalement, un consensus se dégagera, mais il faudra parfois trancher pour prendre la version qui tient compte des vraies contraintes métier,
• Documenter la nouvelle méthode, et former les équipes pour être sûr qu'elle est bien comprise
• Vérifier qu'elle est appliquée, ou elle redeviendra floue au bout de 6 mois, c'est mécanique.

Modéliser l'existant sans parti pris demande une méthode neutre et un vrai regard extérieur. C'est pour cette raison que toutes nos interventions démarrent par un diagnostic en immersion. Si l'exercice du tableau blanc a montré ses limites chez vous, on peut en discuter : répondez simplement à cet email.